La base amministrativa per aprire un’associazione o un circolo.

PRINCIPIO BASE: "L'ASSOCIAZIONE E' UN ORGANISMO SENZA SCOPO DI LUCRO (NO PROFIT)".

Ciò indica fondamentalmente che se abbiamo degli UTILI (Ricavi-Costi>0) dalla nostra attività associativa essi devono essere REINVESTITI nell'attività stessa (es. acquistando nuove attrezzature o lasciandoli nel c/c bancario ma non possono essere distribuiti in quanto Profitto dell'attività associativa).

N.B.: questo non vuol dire (come talvolta si è portati a pensare) che chi lavora nell'Associazione debba fare attività gratuite, infatti ci possono essere anche delle remunerazioni. Posso ricevere dei: rimborsi spesa, dei compensi per prestazioni occasionali ed addirittura posso anche essere assunto come dipendente dall'associazione.

L'importante è mantenere questa NON FINALITA' DI LUCRO che viene soddisfatta generalmente attraverso l'adempimento di 2 PRINCIPI BASILARI:

1) quando approvo il Bilancio se c'è un Utile lo devo reinvestire

2) quando si decide di sciogliere l'Associazione (perché si è stufi, perché non si è più in grado di portare avanti l'attività o perché si è raggiunto il fine per cui si è costituita l'Associazione) se restano dei soldi sia sotto forma di denaro che di attrezzature questi devono essere devoluti ad altre Associazioni che portano avanti attività analoghe

il numero minimo per fondare un'associazione e' di 3 persone.

Vediamo ora quali sono i documenti necessari per aprire un’associazione o un circolo:

Lo statuto e l’atto costitutivo

 

LO STATUTO: Il Codice Civile dà molta libertà nel lasciar definire ai soci fondatori dell'Associazione quali debbano essere le REGOLE su cui fondare la propria attività. Queste REGOLE sono contenute in un documento che si chiama STATUTO in cui viene spiegato: come si fa a diventare soci, come funzionano le Assemblee, i Consigli Direttivi, i Bilanci, etc.

Come già detto c'è abbastanza libertà di espressione nella redazione dello Statuto anche se nel 1997 è stato emanato un decreto legge che impone delle clausole obbligatorie.

Prima cosa da fare è:

-stabilire qual è l'OGGETTO SOCIALE (esso è l'attività che vado a mettere in piedi, es.: Ass. Sportiva, Ass. Culturale - musicale, bandistica, teatrale, presentazione libri, conferenze,..-). Tutto ciò è molto importante stabilirlo da prima perché su tutte le attività che faccio con la mia Associazione, se sono previste da Statuto, potrò avere delle entrate (come per es.: quote di partecipazione a corsi, contributi istituzionali,...) che non saranno assogettate a nessuna imposta! E' per cui molto importante stabilire qual è l'attività istituzionale dell'Associazione (cioè prevista nell'Oggetto Sociale). Il consiglio è di prevedere in maniera specifica le attività che si faranno lasciando però anche una parte "generica" (es.: nell'att. musicale ci sarà scritto: fare corsi di musica, concerti, organizzare corsi teatrali e......la parte generica ovvero "fare anche altre attività culturali per i propri associati"). Così se un domani si decidesse di fare un corso di teatro che non era stato previsto nelle parti specifiche dell'Oggetto lo si potrà fare in quanto presente nella parte "generica" dell'Oggetto Sociale. Un altro consiglio è quello di scrivere "fare attività sportive dilettantistiche" perché se un domani si decidesse di fare un corso di ginnastica o un'attività d'intrattenimento per i soci sarebbe già inclusa nello statuto.

Prestare attenzione alla redazione dell'Oggetto Sociale è molto importante visto che la registrazione dello Statuto ha un costo indicativo di 200-250€ ed ovviamente ogni sua, se pur minima modifica, implica nuovamente lo stesso esborso di soldi! Quindi siate specifici ed allo stesso tempo usate le frasi generiche.

-I SOCI. E' basilare stabilire chi sono i soci in quanto se le attività previste nell'Oggetto Sociale sono rivolte ai soci le entrate potranno considerarsi esentasse solo se le persone che le svolgono rientrano nel prototipo di socio considerato all'interno dello Statuto. Di solito i soci sono Persone Fisiche ma posso essere anche Persone Giuridiche (come altri Enti, Associazioni, Istituti pubblici e privati). E' consigliabile prevedere entrambe le possibilità cioè: "i soci possono essere sia Persone fisiche sia Persone giuridiche"

Ricordiamo che l'Associazione è una forma giuridica libera e a SOCI ILLIMITATI. Ciò significa che se 3 persone decidono di fare un'Associazione dopo non possono impedirne l'accesso ad altri altrimenti non è più un'Associazione. Se una persona si iscrive ad un'attività associativa diventa automaticamente socio dell'Associazione.

Clausola obbligatoria stabilita con il decreto del 1997 è che: "TUTTI I SOCI DEVONO AVERE UGUALI DIRITTI E UGUALI DOVERI". Il fine del Legislatore è stato quello di rendere tali organismi il più democratici possibili.

DIRITTI: partecipare alle attività associative, convocazione ed intervento in Assemblea, votazione, possibilità di essere eletti tra gli organi associativi (Consiglio Direttivo e Presidente).

DOVERI: pagare le quote associative (il famoso tesseramento che deve essere di uguale ammontare per tutti i soci), rispettare e non arrecare danni all'Associazione (rispettare la clausole statutarie).

-IL PATRIMONIO: il versamento iniziale per diventare socio diventa Patrimonio dell'Associazione. Esso è INDIVISIBILE cioè non posso più rivendicarlo nel qual caso decidessi di uscire dall'Associazione (il che è totalmente diverso da ciò che succede nelle s.p.a. in cui posso sempre vendere le mie azioni). Le Entrate possono essere di due tipologie:

Istituzionali (a cui appartengono le quote sociali, le quote attività quelle cioè per la partecipazione a corsi ed i contributi pubblici e privati)

Commerciali (entrate pubblicitarie e sponsorizzazioni). Se il socio porta attrezzature proprie e non le vuole donare all'Associazione, per tutelarsi dovrà fare un piccolo contrattino di Comodato Gratuito in cui si dichiarerà il prestito.

-GLI ORGANI SOCIALI. Gli organi obbligatori sono: l'ASSEMBLEA, il CONSIGLIO DIRETTIVO ed il PRESIDENTE.

L'ASSEMBLEA: è l'organo massimo ed è composta da tutti i soci dell'Associazione.

Per legge: ALMENO 1 VOLTA ALL'ANNO DEVE ESSERE CONVOCATA L'ASSEMBLEA DEI SOCI (ASSEMBLEA ORDINARIA = organo sovrano dell'Associazione).

Obbligatoriamente l'Assemblea: STABILISCE LA POLITICA ASSOCIATIVA che si porterà avanti durante l'anno, APPROVA IL BILANCIO, NOMINA IL CONSIGLIO DIRETTIVO.

La modalità di votazione in Assemblea può essere variegata: o vi è la presentazione di più liste, o si presenta una lista unica o si presenta una lista con 10 nomi e poi si votano solo 3 persone (sono solo degli esempi).

IL CONSIGLIO DIRETTIVO: è l'organo esecutivo ed è composto da pochi soci (3-7 max) in quanto deve essere operativo. Al suo interno vi sono diverse figure: il Presidente, il Vice-Presidente (sostituto del Presidente in caso di sua assenza), il Segretario (scrive i verbali, fa le domande dei contributi), il Tesoriere (tiene i conti, fa il Bilancio). Esso può durare al max 2-3-4 anni. Stabilisco nello statuto gli anni di mandato. Comunque può essere eletto anche ogni anno nel qual caso si ritenga ideale un continuo ricambio. E' ovvio che le 3-4-5 persone che sono in Consiglio Direttivo sono quelle che portano avanti l'Associazione e per cui sono le più importanti all'interno dell'Associazione. Di solito quando si costituisce un'Associazione i soci fondatori entrano nel Consiglio Direttivo.

IL PRESIDENTE: è il legale rappresentante dell'Associazione e di conseguenza chi ne è responsabile di fronte alla legge. Es.: se c'è un controllo della Guardia di Finanza o dei Carabinieri viene convocato il Presidente, è sempre lui che rappresenta l'Associazione in Tribunale, che firma i contratti, che apre le richieste per un c/c bancario, che firma il verbale presso un notaio per l'acquisto di una sede sociale.

Se si decide di nominare il Consiglio Direttivo automaticamente verrà nominato nuovamente anche il Presidente. Il Presidente può essere nominato o dall'Assemblea o dal Consiglio Direttivo durante la sua prima riunione.

IL COLLEGIO DEI REVISORI DEI CONTI: è un organo facoltativo e non obbligatorio che nelle piccole associazioni è sconsigliato in quanto va a complicare l'attività inutilmente. Esso controlla l'amministrazione del Consiglio Direttivo

-I BILANCI: bisogna stabilire nello Statuto quale sarà il nostro esercizio ovvero il periodo di riferimento per la redazione del Bilancio. Esso potrebbe essere, com'è di consuetudine, 1/1-31/12 ma si può decidere anche di farne uno 1/9-31/8. Quest'ultima modalità viene usata perché di solito d'estate finisce l'attività e la si riprende nuovamente a settembre. Fatta questa scelta bisogna poi fare il Bilancio annualmente. Bisogna inoltre prevedere nello Statuto che si farà il Bilancio ogni anno e verrà approvato in Assemblea (ogni anno).

-SCIOGLIMENTO: bisogna spiegare cosa succederà in caso di scioglimento e come si svolgerà tecnicamente  la liquidazione. Come abbiamo già detto, quando si scioglie l'Associazione tutto il suo patrimonio deve essere devoluto ad Enti/Associazioni che perseguono finalità analoghe (è il famoso "secondo principio" attraverso cui si realizza l'idea no-profit). Per realizzare ciò di solito viene nominato dall'Assemblea un "liquidatore" che liquiderà i beni mobili e immobili (li venderà ricavando contanti, ma non è obbligatorio: si possono anche devolvere i beni senza liquidarli). Dopodiché dovranno essere estinte tutte le obbligazioni in essere (ovvero pagare i debiti e farsi tornare i crediti).

OBBLIGHI DI LEGGE/STATUTARI

-CONVOCAZIONE ANNUALE DELL'ASSEMBLEA PER APPROVARE IL BILANCIO:  o attacco nella sede sociale un avviso (del tipo: "in data 31/1/05 è convocata l'Assemblea dei soci alle ore 20 presso la sede di V...e avrà come O.D.G. -ordine del giorno- l'approvazione del Bilancio), o faccio una lettera scritta a tutti i soci ("siete convocati..."), o faccio un avviso di convocazione su un giornale locale (dipende dalle dimensioni dell'Associazione ovviamente!).

-OBBLIGO DI TENUTA DI DETERMINATI REGISTRI E LIBRI SOCIALI: come già detto, l'Associazione non ha obblighi di tenuta di scritture contabili specifiche e di conseguenza non possiede, o tendenzialmente non possiede, né Libri IVA né Libri Giornali, né Mastri, ecc..

Un Libro obbligatorio è il LIBRO SOCI che può essere un semplice foglio Excel, un quaderno o una datoteca. A volte, quando uno paga la quota associativa gli viene data la Tessera Associativa e compila un documento di iscrizione. Il LIBRO SOCI può essere tranquillamente la Cartoteca di queste documenti che rimangono all'Associazione .

Altri Libri Obbligatori sono i LIBRI VERBALI DI TUTTI GLI ORGANI COLLETTIVI PREVISTI NELLO STATUTO. Nell'Assemblea ci deve essere sempre un Segretario Verbalizzante che deve redigere il verbale. Per il Consiglio Direttivo non è necessario che ogni riunione venga verbalizzata basta che vengano verbalizzate quelle più importanti (es. il prezzo della tessera, il prezzo dei corsi delle attività che si faranno, l'apertura di un c/c bancario, l'acquisto di un'attrezzatura). OGNI SOCIO HA DIRITTO ALLA VISIONE DEI VERBALI. Inoltre, al verbale dell'assemblea che approva il Bilancio deve esservi allegato anche il Bilancio.

TENUTA AMMINISTRATIVA ENTRATE/USCITE

Come faccio un Bilancio? Non è che mi invento che durante l'anno ho avuto 13.000 € di entrate e 12.000 € di uscite e porto questa cosa in Assemblea per l'approvazione del Bilancio. Ci deve essere un minimo di tenuta amministrativa durante l'anno però non c'è niente di obbligatorio! Posso tranquillamente avere un semplice quaderno in cui annoto entrate ed uscite di cassa mentre per la Banca abbiamo gli estratti conti.

Anche in questa fase però abbiamo un Obbligo di Legge/Statutario ovvero l'OBBLIGO DI CONSERVAZIONE (PER 10 ANNI) E DI PROTOCOLLAZIONE DELLE FATTURE D'ACQUISTO. Questo non è un obbligo perché abbiamo una contabilità da tenere bensì per permettere agli organi accertatori di realizzare i cosiddetti controlli incrociati per essere sicuri che non ci sia stata un'emissione di fatture non "reali" al solo scopo di scaricare l'IVA.

Comunque la Protocollazione implica ordinare le fatture d'acquisto per data e numerarle.

Tutto questo dal punto di vista degli acquisti e perciò delle uscite, dal lato entrate invece siamo noi che dobbiamo emettere delle pezze giustificative. Per le quote sociali basta la consegna della tessera o l'emissione di una ricevuta, idem per le quote dei corsi allestiti, per i contributi di solito fa fede la contabile bancaria del versamento o si può anche emettere una ricevuta, per le offerte liberali e le raccolte fondi si fa un'autocertificazione. Quando però sono impossibilitato a fare 1.000 ricevute perché ho la manifestazione in corso farò un minimo di rendiconto di quella manifestazione alla fine (e scriverò: che durante quella manifestazione ho  avuto 1000 soci che  hanno fatto quel corso ed ho avuto un entrata di..).

Per le eventuali entrate commerciali invece dobbiamo noi emettere una fattura.

E' abbastanza evidente quali siano le pezze giustificative per le entrate (ricevute, autovertificazioni, fatture) ma per le uscite, oltre alle normali fatture d'acquisto-ricevute-scontrini, dobbiamo ricordare i RIMBORSI SPESA. Sono molto usati in ambito associativo visto che spesso il socio anticipa per poi ricevere indietro quanto speso per l'Associazione. Il rimb.spese consta di una normale certificazione che definisce i motivi del rimborso con relative pezze giustificative allegate. L'unico caso in cui non si allegano le pezze giustificative è quando si fa un Rimborso Kilometrico dichiarando che si sono fatti tot. km per conto dell'Associazione e calcolando la tariffa kilometrica che è stabilita dall'Associazione si determina il rimborso.

ENTRATE ISTITUZIONALI

Le ENTRATE ISTITUZIONALI (versamento quote associative, pagamento quote corsi, contributi da Enti ed Istituzioni), che abbiamo già citato, NON VENGONO TASSATE.

 

ENTRATE COMMERCIALI

Se l'Associazione vuole svolgere attività commerciali, o meglio ottenere entrate commerciali (sponsorizzazioni, entrate pubblicitarie,..), deve aprire la Partita IVA (P.IVA). L'apertura della P.IVA è gratuita (esattamente come lo è l'apertura del codice fiscale) e si fa sempre all'Agenzia delle Entrate. Il consiglio è quello di non aprirla subito in via preventiva ma di aprirla non appena si presentano le prime entrate commerciali. Infatti, se la si apre e non ci sono durante l'anno entrate commerciali comunque si dovrà fare la dichiarazione dei redditi dichiarando "zero". Tutto ciò è una"rompitura" ed una perdita di tempo anche se a livello monetario non mi costa nulla.

PAGAMENTO IMPOSTE

Il legislatore è venuto incontro alle esigenze delle Associazioni e ne ha semplificato la vita introducendo la cosiddetta IMPOSTA FORFETTARIA. Fondamentalmente per un'Associazione e, grazie a Dio, molto semplice è determinare il Reddito Imponibile (cioè il reddito su cui verrà applicata l'imposta). Basta infatti, come già detto, calcolare a quanto ammontano le entrate commerciali dell'anno. Dopodiché si calcola il 3% di questo ammontare che rappresenta il reddito imponibile su cui si applicherà l'IRES, l'imposta per le Persone Giuridiche (exIrpeg), che ammonta a ca. il 34%. Per cui, per chiarire le idee con un esempio numerico: se in 1 anno ho avuto un fatturato (entrate commerciali) di 10.000€ il mio reddito imponibile è di 300€ (cioè il 3% di 10.000€). Su questo applico l'aliquota del 34% e ciò che ottengo sono 102€ di IRES da versare all'Erario tramite Dichiarazione dei Redditi.

Questa cosiddetta IMPOSTA FORFETTARIA del 3% ha però un vincolo ovvero può essere applicata esclusivamente se non si superano i 250.000€ di entrate commerciali annue ed inoltre questa sorta di imposizione agevolata va richiesta all'Agenzia delle Entrate attraverso l'adesione all'OPZIONE 398

 

COSE PRATICHE DA FARE PER INIZIARE L’ATTIVITA’

LA REGISTRAZIONE DELL'ATTO COSTITUTIVO E DELLO STATUTO

Va fatta per dare rilevanza giuridica all'Associazione. Non occorre andare dal Notaio, il che renderebbe il tutto doppiamente oneroso. Basta che io rediga l'Atto Cost. e lo Statuto e che poi li vada a registrare all'AGENZIA DELLE ENTRATE all'Ufficio Atti Civili. Tutto ciò ha un costo di circa 200€ ed è il metodo della SCRITTURA PRIVATA REGISTRATA. L'alternativa più costosa è quella dell'ATTO PUBBLICO (tramite notaio il che significa ca.400€ in più).

Vi sono dei gruppi di persone che si danno le regole tramite Statuto ma che poi non lo registrano. Tutto ciò non è vietato ma sconsigliabile perché ormai se si vuole aprire il c/c (conto corrente) dell'Associazione, se si vogliono ricevere finanziamenti a seguito di sponsorizzazioni e se si vuol far domanda di contributo agli Enti pubblici devi avere Statuto e Atto Costitutivo registrati.

 

LA RICHIESTA DEL CODICE FISCALE

Il Cod.Fisc. è obbligatorio per ogni Associazione e viene richiesto gratuitamente sempre all'Agenzia delle Entrate al momento della registrazione.